Kiedy warto powierzyć organizację szkolenia wewnętrznego firmie zewnętrznej?

W niektórych organizacjach przygotowaniem szkoleń wewnętrznych zajmują się osoby lub działy specjalnie do tego powołane. Ba! Wiele organizacji ma nawet swoich trenerów, bo kto inny może tak dobrze znać produkty, procedury, czy inne firmowe tajemnice, jak nie człowiek z wewnątrz!

Bywa jednak tak, że niektóre szkolenia, czy treningi warto zlecić ludziom z zewnątrz. Kiedy tak jest? Gdy na przykład poszukujemy trenera z wiedzą ekspercką. Kiedy chcemy skorzystać z dobrodziejstw benchmarkingu i wyjść poza swoje utarte schematy. Wtedy, gdy tematyka szkolenia i/lub potrzeby grupy docelowej zdają się być niejasne, nieoczywiste.

Wtedy przydaje się zewnętrzne wsparcie firmy specjalizującej się w organizowaniu szkoleń zamkniętych na przykład takiej, jak Vademecum. W Vademecum pracujemy tak, jakbyśmy byli częścią Organizacji Klienta – takim zewnętrznym Działem Szkoleń.

Co konkretnie robimy, gdy wpływa do nas zapytanie o szkolenie wewnętrzne dla pracowników?

Przede wszystkim staramy się precyzyjnie ustalić JAKIE cele i potrzeby to szkolenie ma zrealizować. No i – co nie jest wcale takie oczywiste – KTO zna i artykułuje te potrzeby: szef działu? uczestnicy szkolenia? czy może inny sponsor/decydent np. szef szefa.

Przy pomocy rozmowy i starannie dobranych pytań, zadawanych WŁAŚCIWEJ OSOBIE, identyfikujemy i nazywamy realne potrzeby. Bywa, że szkolenie z „komunikacji” zamienia się w tej fazie w szkolenie „dawanie i przyjmowanie feedbacku”.

O co jeszcze zadbamy przed szkoleniem, by częściowo wyręczyć klienta?

Na tym etapie zapraszamy odpowiedniego trenera lub trenerkę, którzy przygotowują propozycję programu szkolenia i po przedstawieniu go osobie z HR, konsultujemy program z innymi interesariuszami. Zachęcamy organizację, by uczestnicy poznali program szkolenia przed rozpoczęciem zajęć i mogli odnieść się do niego np. w anonimowych ankietach. Badanie ankietowe lub wywiady, to dobry moment, by trener – prócz oczekiwań – mógł zebrać konkretne przykłady z życia organizacji, działu czy pracownika i poznać specyfikę pracy oraz najczęstsze wyzwania i problemy uczestników. Ten materiał zostanie podczas szkolenia wykorzystany do pracy w scenkach, do studiów przypadków, czy po prostu – by zaprezentować najlepsze praktyki, które ktoś już wcześniej wypracował.

Na każdym etapie pracy z Klientem, staramy się myśleć i działać, jak zewnętrzna cześć jego działu szkoleń, cześć jego zespołu. Jeśli potrzeba, poszukamy miejsca do realizacji szkolenia poza siedzibą Klienta i zorganizujemy transport dla uczestników. Zapewnimy poczęstunek w trakcie zajęć, dodatkowe atrakcje po szkoleniu oraz noclegi. Po szkoleniu, na podstawie anonimowych ankiet opracowujemy raport, przygotowujemy zaświadczenia dla uczestników i – jeśli potrzeba – listę rekomendacji dalszych działań rozwojowych.

O to, czy szkolenie zrealizuje realne potrzeby i będzie wartością dla organizacji, dbamy od pierwszego kontaktu z każdym Klientem. Pewnie dlatego wielu z nich wraca, by powierzyć Vademecum Konferencje i Szkolenia Sp. z o.o. kolejne działania rozwojowe w swoich organizacjach.