Tworzenie strategii dla kategorii zakupowej – Narzędzia i metody

Lepiej oszczędzać niż wydawać – ta zasada sprawdza się tak samo dobrze w życiu, jak i w przedsiębiorstwie. Brak strategii zakupowej mimo dobrze rozwiniętej strategii sprzedażowej generuje niepotrzebne koszty, zmniejsza efektywność pracy i końcowego produktu, a przez to obniża zyski firmy i ogranicza jej rozwój. Jak wygląda strategia działu zakupów, z czego się składa i jaki ma cel? W jaki sposób strategię zakupową wspierają szkolenia dla działu zakupów?

Strategia zakupowa kategorii zakupów – dlaczego warto?

Efektywna strategia zakupowa wymaga jednak stworzenia osobnej strategii dla kategorii zakupów. Pozwala to zdywersyfikować procesy zakupowe, a przez to podnieść wydajność zakupów. Działanie ad hoc i robienie wszystkiego na tej samej zasadzie prowadzi do przypadkowości w realizowaniu celów firmy, tzn. raz się uda, a raz nie.

Zazwyczaj w działalności samoistnie tworzy się podział na zakupy: 

• Direct – mające bezpośredni wpływ na uzyskanie przychodu (surowce, półprodukty, opakowania),
• Indirect, które są niezbędne do zapewnienia funkcjonowania danej jednostki (sprzęt IT, artykuły biurowe, kawa, papier toaletowy, chemia itp.)

Te ostatnie uważa się za mało ważne i niskowartościowe, więc reaktywnie dokonują ich przypadkowe osoby w danym dziale. Okazuje się jednak, że osobna strategia kategorii indirect przynosi nawet 40% oszczędności, podczas gdy optymalizacja zakupów direct to 2-3% potencjału oszczędności.

Tworzenie strategii zakupowej — krok po kroku

Strategia zakupowa direct i indirect to duży krok naprzód pozwalający wyprzedzić konkurencję. Jednak jej stworzenie to nie tylko planowanie zakupów okazjonalnych czy o niskiej wartości – wiąże się to z przeprowadzeniem wielu działań.

Tworzenie drzewa kategorii zakupowej

Efektywna strategia zakupowa wymaga stworzenia drzewa kategorii, które obejmują zakupy podobne do siebie lub o zbliżonej specyfice rynku dostawców. Z jednej strony strategia kategorii jest projektowana dla najniższego rzędu, który bezpośrednio łączy przedsiębiorstwo z usługodawcami i dostawcami. Z drugiej, jeżeli kategorii jest setki, trzeba połączyć je w segmenty i stworzyć dla nich strategię.

Analiza ogólnej strategii firmy

Strategia kategorii zakupowej zawsze powinna wspierać strategię ogólną. Istnieją narzędzia, np. technika badania współzależności, które pomagają sprawdzić, czy strategia dla kategorii zakupowej wpływa na realizowanie celów strategii generalnej.

Analiza warunków rynkowych

Tworzenie strategii zakupowej szczególnie dla kategorii indirect zaczyna głęboka analiza wydatków oraz ich rentowności (wskaźnik ROI), rynków, dostawców, konkurencyjności itd. w danej kategorii zakupowej. Pomocne w tym okażą się takie metody, jak macierz Kraljic’a, analiza ABC, a także model TCO, Should Cost Model i inne. Pomogą one zidentyfikować cele strategii zakupowej i określić adekwatne działania.

Powołanie zespołu interdyscyplinarnego.

Opracowanie strategii zakupowej wymaga wyznaczenia zespołu odpowiedzialnego za jej projekt, a także innych działów, np. IT, prawnego, finansowego itd.

Określenie metodyki wypracowania strategii zakupowych

Określenie metodyki wypracowania strategii oznacza zdefiniowanie szczegółowości strategii dla kategorii zakupowej. Czasami wystarczy dostosować generalną metodykę procesów zakupowych do określonego kontekstu biznesowego. Wymaga to jednak elastyczności, ponieważ niektóre firmy mają podejście czysto przetargowe, a inne stawiają na budowanie trwałych relacji z kontrahentami, podczas gdy różne kategorie zakupowe mogą wymagać innego zarządzania procesami zakupowymi.

Poza tym strategie zakupowe mogą mieć różne cele: generowanie oszczędności, poprawienie ciągłości dostaw, a także wnosić wartość dodaną itd. Stworzenie strategii wymaga obrania celów strategicznych i omówienia wielu kwestii:

• Jak określać potrzeby zakupowe (kanban, JIT)?
• Co wpływa na postrzeganie działu zakupów?
• Jak zarządzać relacjami z dostawcami i ich bazą? Jak wzmacniać kroki w łańcuchu dostaw?
• Jak powinien wyglądać proces złożenia zapotrzebowania i zamówienia?
• Czy można użyć systemu ERP albo narzędzia do e-procurementu w celu automatyzacji?
• Dywersyfikować czy konsolidować dostawców?
• Jak często robić przegląd rynku (i pokrewne warunki rynkowe)?
• Jak często i w jaki sposób monitorować wskaźniki wydajności (KPI)? Komu je raportować?
• Kto zajmie się wdrażaniem ustalonych celów? W ustaleniu kompetencji pracowników pomoże macierz RACI albo tablice kompetencji.

Strategie zakupowe dla kategorii – szkolenia i wsparcie w tworzeniu strategii

Strategie zakupowe dla kategorii mogą przybierać różną formę w zależności od specyfiki firmy. Ich opracowanie to zadanie trudne i czasochłonne, dlatego warto skorzystać z usług Vademecum, która oferuje dedykowane szkolenia (Zarządzanie kategorią zakupową). Te mają na celu odpowiedzieć na liczne pytania, tj.:

• Jak rozliczać wartość dodaną kategorii zakupowej i działu zakupów?
• W jaki sposób Twoja kategoria zakupowa kontrybuuje do rozwiązywania tych problemów i wyników firmy?
• Jaką wartość realizujesz w swojej firmie? Jaka jest rola działu zakupów oraz Twojej kategorii zakupowej w organizacji?
• Jak wygląda model zarządzania dostawcami tzw. grupy C?

Wzmocnij więc swoje strategiczne podejście i sięgnij po pomoc z planów rozwojowych. Zobacz ofertę szkoleniową od Vademecum!