Pozyskanie bardziej kosztowne niż utrzymanie, czyli jak zatrzymać obecnych pracowników?

W budowaniu zespołu niezwykle cenna staje się umiejętność zatrzymania zatrudnionej już kadry, która świadomie zostaje na swoich stanowiskach, a także identyfikuje się z polityką oraz wartościami firmy. Okazuje się bowiem, że utrzymanie pracowników jest bardziej korzystne niż ich sukcesywne zastępowanie. Dlaczego?

Dlaczego utrzymanie pracowników jest kluczowe dla każdej firmy?

Na współczesnym rynku pracy konkurencja w zabieganiu o doświadczonych pracowników jest na tyle duża, że utrzymanie stałej kadry staje się „paliwem” dla biznesowego sukcesu. Jest to zjawisko wykraczające poza aspekt finansowy. Chociaż pozyskanie nowych pracowników jest często postrzegane jako element rozwoju organizacji, to zmieniająca się kadra może prowadzić do znacznych strat finansowych i chaosu organizacyjnego. Okazuje się bowiem, że koszty rekrutacji, szkolenia, a także czas potrzebny na adaptację nowego pracownika i koszty zarządzania zasobami ludzkimi są nierzadko znacznie wyższe niż wydatki, które związane są z utrzymaniem doświadczonego i zaangażowanego zespołu. SHRM ujawnił w swoich raportach, że ​​cały proces, nakierowany na zastąpienie jednego pracownika, kosztuje średnio 1500 dolarów za godzinę. Zmiana stanowiska ma więc duży wpływ na budżet firmy.

Dodatkowo, wysoka rotacja pracowników może negatywnie wpływać na morale zespołu, poczucie bezpieczeństwa i ich lojalność. To zatrzymywanie i rozwijanie obecnego zespołu sprzyja budowaniu silnej kultury organizacyjnej, stymulując przy tym innowacyjność, produktywność i zaangażowanie. Według badania Gallupa State of the American Workplace w 2022 r. – jedynie 32% pracowników w USA jest aktywnie zaangażowanych w życie firmy. Co ciekawe — gdyby ten sam zespół był bardziej zaangażowany w pracy, sprzedaż danej organizacji wzrosłaby o co najmniej 20%. 

Koszty związane z rotacją pracowników w konkretnych obszarach zarządzania projektami

Proces rekrutacji nowego pracownika obarczony jest kosztami — zarówno bezpośrednimi, jak i pośrednimi. Bezpośrednie koszty obejmują wydatki na ogłoszenia o pracę i opłaty dla agencji rekrutacyjnych. Pośrednie koszty mogą być trudniejsze do zmierzenia – jest to np. czas, poświęcony przez menedżerów i zespoły HR na przeglądanie aplikacji, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz ocenę kandydatów.

Pierwsze tygodnie pracy nowego pracownika, które wyłoniliśmy w procesie rekrutacji to pewnego rodzaju inwestycja, która zacznie się zwracać dopiero po pełnym wdrożeniu i po nauce konkretnych narzędzi, procesów wewnętrznych oraz umiejętności. Należy zająć się również właściwą organizacją stanowiska pracy, czyli poświęceniem czasu na przykład na konfigurację służbowego sprzętu, czy utworzenie poczty i konta firmowego. Zatrzymanie pracownika w organizacji jest więc bardziej opłacalne, niż poszukiwanie oraz wdrażanie nowego. Jak zatrzymać pracownika w swojej firmie?

Kluczowe czynniki utrzymania pracowników

• Kultura organizacyjna. Pozytywna, wspierająca kultura, która promuje otwartość, szacunek, współpracę i różnorodność, może znacząco zwiększyć satysfakcję pracowników. Zespoły, które czują się wartościowe i szanowane, są bardziej zaangażowane i lojalne wobec swojego pracodawcy. Często powód zmiany pracy tkwi w sposobie niewłaściwego kierowania zespołem, podczas gdy pracownicy oczekują, że osoby z kadry menedżerskiej będą wiedziały, jak zarządzać pracownikami i pełnić właściwie swoje funkcje kierownicze.
• Możliwości rozwoju. Pracownicy chcą wiedzieć, jaką mają przed sobą ścieżkę kariery, co jest ich wyzwaniem, jaki mają zakres obowiązków i jakie kroki muszą podjąć, aby otrzymać awans. Zaletą właściwego zarządzania zespołem może być wzmocnienie budowania zaangażowania i zachęcenie do dalszego rozwoju i lepszej realizacji wyznaczonych zadań, co pozwoli pracownikom odczuwać satysfakcję i stworzyć dobrą atmosferę każdego dnia, wykonując swoje obowiązki nawet pod presją czasu. Umiejętne delegowanie zadań może również pomóc skutecznie zarządzać personelem oraz zatrzymać pracownika, gdy będzie rozważał inne miejsce pracy.
• Systemy nagradzania i uznania. Wbrew pozorom nie chodzi tylko o wynagrodzenie finansowe, ale także o uznanie wysiłku i osiągnięć pracowników. Publiczne i prywatne formy uznania – tj. premie, benefity oraz inne formy docenienia – mogą mieć ogromny wpływ na morale pracowników. Ważne jest więc, aby menedżer nagradzał swój zespół, doceniał ich zaangażowanie i potrafił pochwalić zarówno w cztery oczy, jak i w całym dziale. Stoi to w opozycji do wyników Officevibe, który przeprowadził kompleksowe badanie w 150 krajach i 1000 firm. Badanie wykazało, że 32% pracowników doświadczyło ponad trzymiesięcznych opóźnień w otrzymywaniu bezpośrednich pochwał na temat swojej pracy, sukcesów i wyników. 

Rola przywództwa w zatrzymywaniu pracowników — jak zatrzymać pracownika?

Lider może znacząco wpłynąć na lojalność i zaangażowanie pracowników. Menedżerowie, którzy stosują podejście oparte na empatii i transparentności, zmniejszają poziom rotacji zespołu. Wynika to z faktu, że pracownicy cenią sobie liderów, którzy są dostępni, komunikują swoje oczekiwania i jednocześnie — są otwarci na feedback.

Menedżerowie i liderzy mogą budować relacje sprzyjające utrzymaniu pracowników poprzez:

• Regularną i otwartą komunikację — tj. stwarzanie przestrzeni dla otwartych dyskusji, słuchanie opinii oraz pozyskanie informacji, jakie są potrzeby pracowników. Wykorzystanie umiejętności miękkich na stanowisku kierowniczym może wpłynąć na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, pomóc w budowaniu dobrej atmosfery oraz przełożyć się na pozytywne nastawienie do codziennej pracy zespołu.
• Rozwój i szkolenia dla menedżerów i pracowników – tj. inwestowanie w rozwój umiejętności miękkich i kariery pracowników. Aby być dobrym szefem, warto wspierać ich rozwój zawodowy i rozwój osobisty.
• Uznawanie — docenianie i nagradzanie osiągnięć pracowników, zarówno w małej, jak i dużej skali.
• Wspieranie zasad work-life balance – tj. okazywanie zrozumienia dla potrzeb życia osobistego pracowników i oferowanie elastycznych rozwiązań. Za pomocą odpowiednich narzędzi możemy monitorować ilość przepracowanych godzin, ocenić czy dana osoba radzi sobie z nałożonymi na nią obowiązkami, ale też regularnie zadawać pytania o odczucia, które mogą później wpłynąć na oczekiwania pracowników.

Niezwykle ważne jest posiadanie kompetentnej, empatycznej i przeszkolonej kadry menedżerskiej, która jest świadoma swojej roli. Okazuje się bowiem, że firmy, które inwestują ponad 50% swojego całkowitego budżetu na szkolenia z zakresu zarządzania projektami, zasobami ludzkimi, dbają o motywację pracowników oraz skupiają się na rozwoju kompetencji miękkich, osiągają lepsze wyniki sprzedażowe – i to nawet o 15%. To wszystko wpływa na późniejsze zatrzymanie pracownika, dzięki czemu nie rozważa on zmiany aktualnego miejsca pracy. W osiąganiu tych wyników pomóc mogą nasze szkolenia dla menedżerów, które prowadzi doświadczona kadra specjalistów, dzieląca się wskazówkami w zakresie komunikacji, feedbacku i rozwiązywania konfliktów wewnątrz zespołu.