Jak delegować, egzekwować i rozliczać zadania?

„Jeśli chcesz, aby coś było zrobione dobrze, zrób to sam”. W książce „Jak nie wpaść w depresję” (Lazarus, Fay) opisano przykłady wyznawców takiego poglądu, którzy nie tylko wykonywali sami wszystko w domu, ale jeszcze przynosili pracę z biura. Przez to nigdy nie mieli wolnego czasu, żyli w ciągłym stresie i powodowali wiele spięć w rodzinie. W firmie (nie)dzielenie się obowiązkami – delegowanie zadań – działa na tej samej zasadzie.

Jakie korzyści przynosi delegowanie zadań?

Jakie są korzyści z delegowania zadań pracownikom? Delegowanie obowiązków wielotorowo wpływa na rozwój przedsiębiorstwa.

• Zarządzający firmą mogą więcej czasu poświęcić na swój rozwój i wykonywanie działań bezpośrednio związanych z przychodem. Ponadto lepiej poznają swój zespół i inne rozwiązania danego problemu.
• Proces delegowania sprawia, że pracownicy zyskują swobodę działania i możliwość nabycia nowych umiejętności. Czują się docenieni, przez co rośnie ich zaangażowanie.
• Delegowanie zadań pracownikom wymaga dobrej komunikacji, wzajemnego zaufania i cierpliwości. Dzięki temu buduje się atmosfera potrzebna do wydajnej i długotrwałej współpracy.

Jak powinno wyglądać delegowanie zadań pracownikom?

Czy delegowanie zadań świadczy o słabości i niewłaściwej organizacji pracy? Wręcz przeciwnie!

Delegowanie zadań to nie to samo, co zlecenie obowiązków i wydanie konkretnych instrukcji. To dzielenie się władzą, odpowiedzialnością, umiejętnościami i zasługami. Od przełożonych delegujących zadanie wymaga zaufania do pracowników i stworzenia im przestrzeni do podejmowania decyzji, swobodnego wprowadzania innowacyjnych rozwiązań oraz popełniania i naprawiania błędów.

Wymaga także od lidera panowania nad sobą, aby ciągle nie sprawdzać, jak wygląda postęp prac i nie ingerować w realizację projektu. Delegowanie zadań nie oznacza też przerzucenia ich całkowicie na pracowników. Dobry przełożony zawsze jest do dyspozycji i podpowie coś mądrego — zarówno przed, jak i po wykonaniu zadania. Ponadto upewni się, że pracownik zrozumiał zadanie, jest w stanie je wykonać, a gdy to konieczne — wesprze w pojawiających się trudnościach.

Jak skutecznie delegować zadania pracownikom? 7 zasad delegowania zadań

Jak więc efektywnie delegować zadania pracownikom? Zastosuj się do poniższych kroków.

1. Przede wszystkim zastanów się, jakie działania nie wymagają twojego całkowitego zaangażowania, a jednocześnie które z nich pochłaniają tyle czasu, że z ich delegacji odniesiesz korzyści. Oczywiście nie chodzi tutaj o proste, codzienne czynności takie jak zrobienie sobie kawy, ale o zadania, które przyczyniają się do wydajności firmy.
2. Nie deleguj kluczowych dla rentowności firmy zadań osobom, które nie mają niezbędnych szkoleń, kwalifikacji, certyfikatów albo nie czują się gotowe do ich wykonania. Lepiej zleć je zewnętrznemu specjaliście z odpowiednimi kompetencjami.
3. Skup się na zawodowym rozwoju pracowników. Z jednej strony może to być branżowy kurs, a z drugiej twoje wyjaśnienia albo szkolenie. Konkretne umiejętności pracowników pomagają w przyszłości delegować zadania, zwalniając tym samym kolejne moce przerobowe.
4. Zadbaj o jasne instrukcje niezbędne do zrealizowania projektu. Wyjaśnij, co i na jakim poziomie powinno być zrobione, ale nie w jaki sposób. Ustal terminy i ramy czasowe, poinformuj o oczekiwaniach, a także wyjaśnij, dlaczego to zadanie jest ważne. Na koniec poproś pracownika, aby powtórzył to swoimi słowami.
5. Co jakiś czas upewniaj się, czy pracownik ma niezbędne zasoby i uprawnienia do zrealizowania delegowanej mu pracy. Regularny kontakt z nim umożliwi ci reakcję na zaistniałe problemy lub opóźnienia. Pozwól im zadawać pytania, wspierać mocne strony, podejmować samodzielne decyzje.
6. Postaraj się motywować pracowników, żeby podejmowali nowe wyzwania. Zamiast premii finansowej, nagrodą mogą być bardziej elastyczne godziny pracy. Pomóc Ci w tym może szkolenie „Zarządzanie zespołem produkcyjnym„, które nastawione jest m.in. na ocenianie bieżącej pracy i udzielanie informacji zwrotnej zespołowi, pracującymi na produkcji.
7. Rotuj delegowane zadania, jednak nie rób tego zbyt często. Pozwól, aby pracownicy nabrali doświadczenia i poczuli się pewniej w najważniejszych zadaniach.

Więcej o delegowaniu zadań dowiesz się w cyklu szkoleń dla menedżerów od Vademecum — kursach, które nastawione są na rozwijanie konkretnych kompetencji miękkich. To dzięki nim m.in. opanujesz nowe umiejętności, które podniosą Twoją wartość na rynku pracy oraz wymienisz się doświadczeniami z menedżerami i właścicielami innych firm.

Kontrola delegowanego zadania

Sprawdzaj realizację delegowanego zadania w taki sposób, aby pracownik czuł wsparcie, a nie kontrolę. Najlepiej na początku ustali z nim momenty, w których będziecie omawiać stopień realizacji projektu i ewentualne problemy. Bądź wówczas elastyczny i otwarty na sugestie.

Oceniając ostatecznie realizację delegowanego zadania, musisz pamiętać, aby:

• pochwalić zespół np. za zaangażowanie i wysiłek,
• omówić tylko te błędy i ich rozwiązania, których uniknięcie przyczyni się do efektywniejszej pracy. Bądź konkretny, a jednocześnie miły.
• zastanowić się, co przyczyniło się do terminowego/nieterminowego wykonania zadania.

Umiejętne delegowanie zadań pozwala szefowi nie tylko zadbać o zdrowie psychiczne swoje i swojej rodziny, ale też rozwijać się zadowolonym pracownikom, a co za tym idzie – całej firmie. To zaś decyduje o jej sukcesie i pozycji na rynku. Z tych powodów „nigdy sam nie rób tego, co mogą zrobić inni”!