Efektywność osobista w pracy zespołowej i z klientami

Skuteczne zarządzanie własną efektywnością to wyzwanie.
Każdy z nas ma inne podejście do planowania i organizacji pracy.
Świadomość i zrozumienie tych różnic jest fundamentalne w kontekście efektywnej współpracy w zespole. Dodatkowo, gdy pojawiają się czynniki utrudniające ten proces, jak stres, duża odpowiedzialność czy praca pod presją czasu, jasne i zrozumiałe określenie zasad organizowania i realizacji zadań jest kluczowe z perspektywy podnoszenia efektywności działania.
Proponowane szkolenie wyposaży Uczestników w narzędzia, a warsztatowy charakter ma za zadanie ułatwić ich używanie i zbudować nawyki, aby efekty były widoczne już następnego dnia.

Skoncentrujemy się na pokazaniu i głębokim zrozumieniu, że (i dlaczego) ludzie się różnią w zakresie podejścia do organizacji pracy i preferencji w komunikacji, a dostosowanie się do drugiej strony i uszanowanie tych różnic, jest krokiem milowym do skutecznej integracji zespołu i efektywnej realizacji zadań.
Wypracujemy nawyk planowania i organizacji pracy oraz komunikowania szytego na miarę i dopasowanego do preferencji poszczególnych uczestników procesu.
Istotną częścią warsztatów będzie spojrzenie na tzw. komunikację zewnętrzną, czyli z otoczeniem zespołu, a także jej rolę w skutecznej współpracy między Uczestnikami, a innymi jednostkami organizacyjnymi firmy.
Precyzyjne wyrażanie oczekiwań, skuteczna praca informacją zwrotną, a także odpowiednie delegowanie i rozdzielanie zadań, to fundamenty efektywnej kooperacji.
Istotną część szkolenia stanowi moduł poświęcony pracy w zespole. Przełożymy typologię osobowości na pracę zespołową, aby wspólnie wypracować sposoby skutecznego dzielenia się zadaniami i synergicznej współpracy.

Program szkolenia

1. Moja osobista efektywność
   • Omówienie presji czasu jako jednego z częstych elementów wpływających na intensyfikację konfliktów w organizacjach
   • Prezentacja koncepcji zarządzania czasem z uwypukleniem fundamentalnego znaczenia procesu planowania działań i ustalania priorytetów (określenie celu, planowanie, ustalenie priorytetów, delegowanie, rezygnacja)
   • Prezentacja efektywnych formuł budowania celów
   • Priorytety Omówienie 4 polowego modelu priorytetyzacji
   • Plan dnia i tygodnia
   • Reguły planowania 60/20/20 – krzywa Gaussa, Reguła Parkinsona
   • Raportowanie – rejestracja i notatki – praca z kalendarzem – zasady i korzyści
2. Zarządzanie własną efektywnością
   • Krzywa REFA, czynniki zakłócające realizację zadań
   • Narzędzia efektywności realizacji zadań: SMART, Eisenhower, Zasada Pareto
   • Metody ustalania i wyboru celów – Zasada SMART
   • Czteropolowa macierz Mollera – jak w praktyce poprawnie priorytetyzować zadania
   • Ćwiczenie – wykorzystanie macierzy Mollera w praktyce biznesowej
   • Metoda GTD jako skuteczne narzędzie podnoszenia efektywności
   • Praktyczny trening – na bazie bussines case Uczestników
3. Zarządzanie zadaniami – przyjmowanie, przekazywanie i delegowanie zadań.
   • Czym się różni delegowanie od zlecania zadań
   • Schemat rozmowy delegującej i zlecającej działanie/zadanie
   • Praktyczny trening – na bazie bussines case Uczestników
   • Warsztat trudnych rozmów – ćwiczenia w trójkach z podziałem na role – Przekazujący, Odbiorca, Obserwator
4. Planowanie zadań własnych. Zarządzanie procesami/ projektami
   • Plan dnia i tygodnia (cele zawodowe i prywatne). Przekładanie planów na zadania – ćwiczenie indywidualne – Planowanie długo i krótkoterminowe – cykl planowania (plany roczne, miesięczne, tygodniowe)
   • Harmonogramowanie pracy
   • Budowanie map procesów. Optymalizacja procesów
   • Planowanie i optymalizacja
5. Aktywne kierowanie rozmową
   • Schematy prowadzenia rozmów
   • Podstawowe zachowania podczas rozmów
   • Blokady, bariery, filtry informacyjne – przyczyny i metody eliminacji. Przyczyny i dynamika sytuacji konfliktowych wynikających z zakłóceń w komunikacji z rozmówcami
   • Najważniejsze umiejętności prowadzenie rozmów
     • Unikanie usprawiedliwiana się
     • Branie odpowiedzialności na siebie
     • Sterowane przebiegiem
     • Nie używanie zwrotu „nie”
     • Zakazane zwroty
6. Sytuacje trudne a skuteczna komunikacja
   • Typologia osobowości a konflikty
   • Stres i jego wpływ na komunikację – jak rozpoznać i zapanować nad emocjami
   • Typ antagonistyczny – z kim rozmawia się najtrudniej i jak sobie z tym poradzić
   • Jak znaleźć porozumienie, gdy wszystko nas różni
   • Metody i narzędzia wychodzenia z konfliktu
   • Lepiej zapobiegać niż leczyć – zapobieganie sytuacjom trudnym
7. Komunikację zacznij od siebie
   • Rozwój własnej osobowości
   • Samodoskonalenie w obszarze komunikacji – jak zacząć, dokąd iść?
   • Co mogę „wziąć” od innych energii, ale być jeszcze lepszą wersją siebie?
   • Nie ma lepszych ani gorszych – wykorzystaj swój potencjał
   • Instrukcja obsługi… siebie samego
8. Komunikacja zewnętrzna
   • Precyzyjne formułowanie oczekiwań i zadań
   • Rozdzielanie zadań a typologia osobowości, doświadczenie, zaangażowanie
   • Konstruktywna informacja zwrotna, czyli jak dobrze pracować feedbackiem?
   • „To nie moja sprawa”, czyli niby osobno, a jednak gramy do jednej bramki
   • Cele indywidualne a zespołowe
9. Trening technik na konkretnych przykładach biznesowych
   • Różne typy potencjalnych rozmówców
   • Jak radzić sobie z konfliktami – komunikacja asertywna
   • Model komunikacji bez przemocy