Szkolenia zamknięte — wszystko, co musisz o nich wiedzieć.

Szkolenia zamknięte to rodzaj dedykowanych kursów lub warsztatów, których agenda tworzona jest wyłącznie dla pracowników konkretnej firmy lub organizacji. Harmonogram szkolenia zamkniętego dostosowywany jest do specyficznych potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa, obejmując nie tylko szytą na miarę tematykę, ale także metody szkoleniowe, termin, miejsce szkolenia i program. Popularność takich warsztatów potwierdzają raporty — obecnie aż 68% pracowników przyznało, że preferuje naukę w swoim miejscu pracy (LinkedIn, 2021). Zatem, co warto wiedzieć o szkoleniach tego typu? Kiedy warto je rozważyć i w jaki sposób pomagają w rozwijaniu konkretnych kompetencji pracowników oraz rozbudowie kultury organizacji?

Szkolenie zamknięte vs. szkolenia otwarte

Według 94% pracowników — szkolenia i rozwój to elementy, które przekonują do pozostania w danej firmie (Clearcompany, 2021). Nic więc dziwnego, że współcześni pracodawcy nieustannie poszukują metod na rozwijanie kompetencji menedżerów i pracowników niższego szczebla. Pomóc w tym mogą wspomniane już szkolenia zamknięte oraz szkolenia otwarte.

Szkolenia zamknięte wyróżniają się ofertą szytą na miarę, podczas gdy szkolenia otwarte mają ramowy program. W szkoleniach zamkniętych uczestniczą wyłącznie pracownicy firmy, dla której szkolenie zostało zaprojektowane, natomiast drugie są dostępne dla osób z różnych firm i branż. Ta elastyczność jest tu kluczowa — aż 38% pracowników oczekuje szkoleń, które będą dostosowane do ich konkretnego stanowiska pracy. (SZRM, 2022) 

Biorąc to pod uwagę — szkolenia zamknięte pozwalają na dostosowanie terminów, lokalizacji i metodyki szkoleniowej do potrzeb, w przeciwieństwie do szkoleń otwartych, które mają z góry ustalone ramy.

Kiedy szkolenia zamknięte sprawdzą się w Twojej firmie?

Rozwój kompetencji liderów i menedżerów, niezbędnych w codziennej pracy

Kiedy firma rośnie lub przechodzi zmiany organizacyjne, kluczowe może być wsparcie liderów i menedżerów w rozwoju umiejętności zarządzania, komunikacji czy podejmowania decyzji. Szkolenia zamknięte skoncentrowane na tych aspektach mogą znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności zarządzania, a także do poprawy procesów wewnętrznych, celów biznesowych i podnoszenia kwalifikacji, które są niezbędne do osiągnięcia awansu. Tego typu warsztaty pozwalają uczestnikom szkolenia na podjęcie konkretnych problemów i sytuacji, które zdarzyły się w przeszłości i wymagają przepracowania pod okiem ekspertów.

Wzmocnienie zespołu po zmianach kadrowych

Po znaczących zmianach kadrowych, takich jak fuzje, przejęcia lub duże rekrutacje, szkolenia zamknięte mogą pomóc nowym zespołom lepiej się integrować i rozumieć wspólne cele oraz metody pracy.

Rozwój kultury organizacyjnej

Szkolenia skoncentrowane na budowaniu kultury organizacyjnej, wartościach firmy czy metodach pracy mogą znacząco wpłynąć na morale i zaangażowanie pracowników. Aż 92% z nich potwierdza, że dobrze zaplanowane szkolenia korzystnie wpływa na poziom zaangażowania. (Axonify, 2018) Potwierdzają to raporty Gallup’a, w których możliwości rozwoju jest jednym z pięciu, głównych czynników zaangażowania pracowników.

Przygotowanie do ekspansji rynkowej

Gdy firma planuje wejść ze swoim produktem na nowe rynki, to właśnie dedykowane szkolenia mogą przygotować pracowników do zrozumienia specyfiki kulturowej, językowej oraz biznesowej. Przeszkolenie i przygotowanie kadry na ewentualne wyzwania w tych obszarach to kluczowy element w minimalizowaniu ryzyka oraz maksymalizowaniu szans na sukces – zarówno na obecnym, jak i na nowym rynku.

Wprowadzenie nowych technologii lub systemów

Jeśli Twoja firma planuje implementację nowego oprogramowania lub systemów operacyjnych, szkolenie zamknięte może zapewnić pracownikom niezbędną wiedzę i umiejętności do ich efektywnego wykorzystania. Dzięki nim proces adaptacji przebiega płynniej i szybciej, a pracownicy nie są sfrustrowani nadmiarem nowych narzędzi oraz kompetencji.

Jakie podejście prezentują firmy szkoleniowe?

Profesjonalne i doświadczone firmy, planujące i organizujące szkolenia zamknięte, zazwyczaj stosują zindywidualizowane podejście, aby sprostać specyficznym wymaganiom i celom każdej organizacji. Dlatego też w Vademecum pracujemy procesowo, tak, aby realizować cele i dostarczać naszym klientom jak najwyższą wartość. Tworząc agendę, bazujemy na otwartej rozmowie, dzięki której lepiej poznajemy potrzeby i tym samym – możemy zaproponować jak najlepsze rozwiązania. Oto, jak swoje podejście opisuje  Prezeska Vademecum Natalia Rudolf-Niewójt: „O to, czy szkolenie zrealizuje realne potrzeby i będzie wartością dla organizacji, dbam od pierwszego kontaktu z każdym Klientem. Przede wszystkim staram się precyzyjnie ustalić JAKIE cele i potrzeby to szkolenie ma zaadresować. No i – co nie jest wcale takie oczywiste – KTO zna i artykułuje te potrzeby: szef działu? uczestnicy szkolenia? czy może inny sponsor/decydent np. szef szefa.

Przy pomocy rozmowy i starannie dobranych pytań, zadawanych WŁAŚCIWEJ OSOBIE, identyfikuję i nazywam realne potrzeby. Bywa, że szkolenie z „komunikacji” zamienia się w tej fazie w szkolenie „dawanie i przyjmowanie feedbacku”.

Na tym etapie zapraszam odpowiedniego trenera lub trenerkę, którzy przygotowują propozycję programu szkolenia zamkniętego i po przedstawieniu go osobie z HR, konsultujemy program z innymi interesariuszami. Zachęcam organizację, by uczestnicy poznali program szkolenia przed rozpoczęciem zajęć i mogli odnieść się do niego np. w anonimowych ankietach. Badanie ankietowe lub wywiady, to dobry moment, by trener – prócz oczekiwań – mógł zebrać konkretne przykłady z życia organizacji, działu czy pracownika i poznać specyfikę pracy oraz najczęstsze wyzwania i problemy uczestników. Ten materiał zostanie podczas szkolenia zamkniętego wykorzystany do pracy w scenkach, do studiów przypadków, czy po prostu – by zaprezentować najlepsze praktyki, które ktoś już wcześniej wypracował.

Na każdym etapie pracy z Klientem, staram się być, jak zewnętrzna cześć jego działu szkoleń, jak część jego zespołu.”

Uporządkowane procesy pozwalają nam:

• analizować potrzeby szkoleniowe – poznając przy tym specyfikę firmy, kulturę organizacyjną oraz problemy, z którymi boryka się personel;
• personalizować program – nie tylko pod kątem agendy, ale także warsztatów i zastosowanych materiałów dydaktycznych;
• zachować elastyczność – w zakresie terminów, miejsca, formatu, czasu i ram operacyjnych;
• zaangażować niezbędnych, dodatkowych ekspertów – z różnorodnych branż, zachowując przy tym merytoryczną i praktyczną wartość.

Jakie problemy mogą rozwiązać szkolenie dedykowane (zamknięte)?

Kluczową zaletą szkoleń zamkniętych jest możliwość głębokiego skoncentrowania się na konkretnych problemach i celach organizacji, co z kolei przekłada się na większą efektywność nauki i możliwość bezpośredniego zastosowania nabytych umiejętności w pracy. Dlatego najważniejsze jest zrozumienie potrzeb szkoleniowych nie tylko swojej firmy, ale i zespołu. Dzięki temu proces uczenia będzie efektywniejszy, a po zakończeniu szkolenia zamkniętego pracownicy mogą wykorzystać wiedzę bezpośrednio w projektach.

Braki w umiejętnościach pracowników

Gdy firma identyfikuje luki w umiejętnościach pracowników, które wpływają na wydajność, szkolenia zewnętrzne mogą dostarczyć niezbędnej wiedzy i narzędzi do ich szybkiego i skutecznego wyeliminowania. Szkolenia zamknięte (dedykowane) obejmować mogą szereg umiejętności twardych i miękkich — tj. komunikacja, zarządzanie czasem pracy, organizacja swojego stanowiska.

Brak efektywności procesów

Szkolenia zewnętrzne mogą pomóc w optymalizacji istniejących procesów, wprowadzając najlepsze praktyki i nowe metody pracy, co zwiększa ogólną produktywność organizacji. Raporty wskazują, że inwestycje w rozwój mogą doprowadzić do ogólnego wzrostu produktywności — i to aż o 24% (Thehrdigest, 2023).

Ponadto, idąc za źródłami, okazuje się, że organizacje o silnej kulturze uczenia:

• w 92% mają większe prawdopodobieństwo opracowania nowych produktów i procesów,
• mają o 56% większe prawdopodobieństwo, że wprowadzą na rynek swoje produkty i usługi jako pierwsi w branży,
• są o 17% bardziej dochodowe niż konkurencja.

Rozwój liderów i menedżerów

Wiesz, że tylko 26% pracowników twierdzi, że w ciągu ostatnich sześciu miesięcy miało szansę zdobyć nowe kompetencje? (Clearcompany 2021) Tak niewielki procent staje się blokadą do ogólnego rozwoju — specjalistyczne szkolenia z zakresu zarządzania i przywództwa mogą przełożyć się na lepsze zarządzanie zespołami i efektywniejsze prowadzenie projektów.

Ponadto, szkolenia tego typu sprzyjają budowaniu zespołu, ponieważ uczestnicy wspólnie uczą się i pracują nad rozwiązywaniem problemów istotnych dla ich projektów i środowiska pracy.

Zalety szkoleń zamkniętych

• Dostosowanie tematyki szkolenia do potrzeb. Szkolenia dedykowane są całkowicie dostosowane do potrzeb danej organizacji, dzięki czemu te mogą skupiać się na specyficznych i konkretnych umiejętnościach, problemach lub celach, które są istotne dla danej firmy. Mogą obejmować realne problemy, z którymi firma obecnie się boryka, co pozwala uczestnikom natychmiast zastosować nową wiedzę w praktyce. Program szkolenia może uwzględniać wartości, misję i wizję firmy, co zwiększa jego zgodność z kulturą organizacyjną.
• Elastyczność terminów i lokalizacji. W przypadku szkolenia zamkniętego to firma decyduje, kiedy i gdzie odbędzie się szkolenie. Może to być siedziba firmy, hotel konferencyjny lub inne miejsce, które wspiera cel szkolenia. Dzięki pełnej kontroli nad terminem i miejscem przeprowadzenia szkolenia firma może zminimalizować zakłócenia w codziennej pracy oraz optymalizować logistykę i koszty związane z podróżami i zakwaterowaniem.
• Współpraca z trenerem. Organizacja ma możliwość bezpośredniej współpracy z trenerem lub firmą szkoleniową, aby dostosować program i metodyki do specyficznych wymagań. Przekłada się to na personalizację programu szkolenia, trafniejszy dobór metod nauczania oraz przykładów, zadań i ćwiczeń. Bieżąca współpraca z trenerem umożliwia szybkie modyfikowanie programu w odpowiedzi na feedback uczestników. Niekiedy współpraca przeradza się w długoterminowe partnerstwo, w ramach którego firma szkoleniowa i/lub trener regularnie wspiera organizację w dalszym rozwoju kompetencji pracowników.

Do powyższych warto dodać kolejne korzyści, których nie doświadczymy podczas szkoleń otwartych:

• Budowanie zespołu. Szkolenia zamknięte często sprzyjają integracji pracowników i budowaniu poczucia zespołowości. Wspólne uczenie się i rozwiązywanie problemów może wzmocnić więzi między pracownikami, co przekłada się na lepszą współpracę w codziennej pracy i pomaga budować relacje między współpracownikami.
• Prywatność i poufność. W szkoleniach zamkniętych informacje wewnętrzne i dane poufne firmy mogą być swobodnie omawiane bez ryzyka wycieku. To zapewnia
  bezpieczeństwo informacji i pozwala na głębsze analizy wewnętrznych procesów oraz problemów.
• Oszczędność kosztów. Paradoksalnie, gdy mamy do przeszkolenia dużą grupę pracowników, szkolenie zamknięte może być bardziej opłacalne w przeliczeniu na osobę w porównaniu do szkoleń otwartych. Ponadto, firma może uniknąć dodatkowych kosztów związanych z podróżami i zakwaterowaniem pracowników w różnych lokalizacjach.
• Strategiczne i długoterminowe korzyści. Szkolenia zamknięte mogą stanowić część długoterminowej strategii rozwoju pracowników. Pozwalają na budowanie kompetencji, które są kluczowe dla realizacji strategicznych celów firmy. Podczas szkoleń zamkniętych w globalnych korporacjach realizuje się na przykład w wielu lokalizacjach na świecie identyczne programy rozwojowe, zgodne z wytycznymi i oczekiwaniami Centrali.

Jak wybrać firmę, specjalizującą się w szkoleniach zamkniętych?

Wybór firmy szkoleniowej powinien bazować na jej (udokumentowanym) doświadczeniu, które odpowiada dla różnych branż i tematyce istotnej, dla danej organizacji. W kontekście tego doświadczenia niezwykle ważną rolę pełnią trenerzy i eksperci, którzy w swoich materiałach wykorzystują specyficzną, konkretną wiedzę, bazującą nie tylko na założeniach teoretycznych, ale także – na praktyce. W ocenie efektywności tych metod na tle konkurencji pomóc mogą m.in. referencje i opinie, które są nijako dowodem profesjonalnego podejścia oraz terminowej realizacji.

Podczas kontaktu z docelową firmą warto także zwrócić uwagę na jakość zadawanych pytań, chęć poznania potrzeb, sposób pracy, zaangażowanie w proces tworzenia oferty, a następnie w wykorzystywane metody oraz materiały dydaktyczne (symulacje, warsztaty, prelekcje, praca w grupach itd.). Docelowo dobra firma szkoleniowa powinna oferować możliwość maksymalnego dostosowania programu do specyficznych potrzeb i oczekiwań organizacji, dlatego tak ważne jest, aby wyróżniała się elastycznością oraz wsparciem – także gdy szkolenie zamknięte dobiegnie końca.

Wszystkie te cechy spełnia Vademecum – Twoja firma od szkoleń zamkniętych.