Efektywne spotkania w pracy – jak wyciągnąć z nich jak najwięcej?

Ze wszystkich pracowniczych obowiązków spotkania w pracy należą do tych „najmniej ulubionych” (mówiąc delikatnie). Dlaczego? Członkowie zespołu często podkreślają, że to one zaburzają plan dnia, (niepotrzebnie) wypełniają czas największej produktywności albo… niemiłosiernie się dłużą. Niestety, czasami po prostu nie da się ich uniknąć, dlatego zanim zbierzesz uczestników, dobrze się przygotuj. Jak więc zorganizować efektywne spotkanie w pracy?

Po pierwsze: Czy spotkanie zespołu naprawdę jest konieczne?

Spotkanie, z którego wszyscy (może oprócz organizatora) wyjdą z poczuciem zmarnowanego czasu, to kompletna porażka. Kiedy pracownicze zebranie tak się skończy? Jeśli głównym (albo jedynym) punktem programu będzie film/prezentacja slajdów/monolog organizatora, zakończonym stwierdzeniem: „Czy są pytania?” albo „Mam nadzieję, że wszystko jasne”.

Paul Axtell, autor Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations, radzi: „Jeśli spotykasz się tylko w celu wymiany informacji, przemyśl swoje podejście. Po co marnować cenny czas na coś, co możesz po prostu wysłać emailem?”. Ta zasada pasuje zarówno do nowych, jak i trwających projektów.

Po drugie: Agenda, agenda i jeszcze raz plan spotkania!

„Ustalony plan jakiegoś spotkania” jest na tyle ważny, że ma swoją własną nazwę: to właśnie agenda. (według Słownika Języka Polskiego). Bez niego nawet najbardziej potrzebne spotkanie nie będzie efektywne!

Agenda spotkania powinna zawierać:

• cel, który ma zostać osiągnięty,
• kwestie do przedyskutowania,
• podział zadań swoich pracowników,
• czas spotkania — ramy przeznaczone na każdy punkt spotkania (o czasie więcej za chwilę).

Agendę spotkania należy wysłać jak najwcześniej do każdego uczestnika spotkania, żeby wszyscy mogli się przygotować. Dzięki temu zgromadzeni pracownicy od razu będą wiedzieli, co robić i dlaczego. Po wysłaniu agendy poproś też uczestników o potwierdzenie przybycia. W ten sposób płynnie przechodzimy do kolejnej zasady, czyli…

Po trzecie: Niech przyjdą tylko ci, którzy muszą

Jeśli spotkania zespołu mają być efektywne, muszą pojawić się na nim tylko te osoby, które… muszą. Im mniej, tym lepiej. Wtedy każdy pracownik dostanie szansę na aktywne uczestnictwo, a nie tylko bierne słuchanie (i odpływanie myślami). W większej grupie często zdarza się, że obecni nie czują się w obowiązku, żeby się wypowiadać.

Kogo zaprosić na firmowe spotkania projektowe? Jeśli spotkanie dotyczy projektu, nad którym pracuje kilka zespołów, warto zadbać o obecność przynajmniej jednego przedstawiciela. Pamiętaj też o tym, że muszą pojawić się osoby decyzyjne, żeby udało się przejść do realizacji zadań (jeden z punktów agendy uwzględniał ich przydzielenie, pamiętasz?). A jeśli w trakcie spotkania zespołu wyjdą nowe, pilne tematy — zorganizuj osobne spotkanie, które nie będzie angażowało wszystkich, dotychczasowych uczestników.

Po czwarte: Efektywne spotkania projektowe są krótkie

Efektywne spotkania zespołowe są krótkie – najlepiej, jeśli trwają do godziny. Dzięki temu uczestnicy pozostaną bardziej skupieni i skoncentrują się na rozwiązywaniu problemów, a nie zadawaniu niepotrzebnych pytań. W tym właśnie celu na agendzie warto uwzględnić ramy czasowe na poszczególne punkty programu.

Jednak nie warto śpieszyć się tak bardzo, że ważne tematy zostaną przedyskutowane po łebkach – nie próbuj upychać godzinnego programu w pół. To również prosty sposób na zrujnowanie efektywności spotkania (i prosta droga do rosnącej frustracji wśród uczestników spotkania).

Po piąte: Ban na urządzenia elektroniczne

Ostatnia zasada, która znacznie poprawi efektywność samego spotkania, to obowiązkowe wyciszenie/wyłączenie smartfonów i wszystkich urządzeń elektronicznych. Żadnych rozpraszaczy uwagi w postaci powiadomień o najnowszych postach na FB ani mailu od kluczowego klienta. Uczestnicy, którzy są „tu i teraz”, i wniosą, i wyniosą ze spotkania więcej.

Szkolenia z zarządzania zasobami ludzkimi

Szkolenia dla liderów od Vademecum mają kluczowe znaczenie w kreowaniu efektywnych spotkań w pracy, stanowiąc fundament nie tylko dla właściwej organizacji takich zebrań, ale również dla szerszych kompetencji zarządczych.

Te specjalistyczne kursy wyposażają liderów w umiejętności zarządzania zespołami, w zakresie efektywnej komunikacji oraz strategii budowania autorytetu. Dzięki nim menedżerowie są w stanie prowadzić spotkania, które nie tylko są produktywne, ale także wzmacniają zespół i poprawiają ogólną dynamikę pracy. W efekcie dobrze przeszkoleni liderzy przyczyniają się do optymalizacji procesów decyzyjnych, a także do oferowania uczestnikom spotkania angażujących i treściwych zebrań.

Bibliografia

https://hbr.org/2015/07/the-condensed-guide-to-running-meetings?utm_term=0_9dc0513989-0681394d08-87250993